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Weniger Stress - geringerer Zeitaufwand: Das Systemprotokoll

Gemeinsam statt allein

Kein Beitrag in diesem Weblog ist bisher häufiger aufgerufen worden als unsere Protokollvorlage. Über 11.000 Besucher haben diese bereits heruntergeladen!

Protokolle schreiben müssen - das macht vielen Menschen Angst: Sie befürchten wesentliche Punkte zu vergessen oder Inhalte ungenau zu formulieren.

Eine gute Protokollvorlage gibt ihnen Sicherheit und Struktur - eine 100 % Garantie jedoch bietet auch die beste Protokollvorlage nicht.

Protokolle schreiben müssen - das macht vielen Menschen auch enormen Druck: Denn oft fehlt ihnen die Zeit, das Protokoll direkt nach dem Meeting zu verfassen.

Doch wer einige Tage verstreichen lässt, gerät automatisch in die Angstfalle, die Inhalte nicht mehr korrekt wiedergeben zu können.

Die Alternative: Das gemeinsame Systemprotokoll

Bei dieser Technik wird das Protokoll während des Meetings von allen Teilnehmern gemeinsam verfasst.

Die Anwesenden entscheiden zu Beginn, welche Ordnung sie ihren Beiträgen geben wollen: Sie können zum Beispiel nach Themen, Aufgaben, Verantwortung etc. sortieren.

Der Protokollführer schreibt die vereinbarten Oberbegriffe auf verschiedenen Flipchart-Seiten und notiert während des Meetings - für alle Teilnehmer gut sichtbar - die Inhalte auf die entsprechenden Flipchart-Blätter

Die Vorteile dieser Methode:

Vollständigkeit und Kürze: Sie notieren nur, was wirklich wichtig ist
Richtigkeit: Alle Teilnehmer kontrollieren, was aufgeschrieben wird
Einigkeit: Meinungsverschiedenheiten oder Interpretationen können direkt ausgeräumt werden
Rasche Fertigstellung: Die Flipcharts müssen nur 1:1 abgetippt oder abfotografiert werden.
Entlastung des Schriftführers: Alle Teilnehmer übernehmen die Verantwortung für das Protokoll.

Buchtipp:

Phillip Bozek: 50 one-minute tips to better communication: a wealth of business communication ideas.