Digitalisierung

Dünger für den Change: Den Boden für Veränderungen vorbereiten

Auf hartem, trockenen Boden keimt kein Samenkorn - bevor es Wurzeln schlagen kann, wird es von Vögeln gefressen. Dem Change-Projekt geht´s im Unternehmen nicht anders: Veränderungen müssen auf fruchtbaren Boden fallen, um zu gedeihen - sonst sind Worte und Aktionen nur Futter für die Gegner. Textwende bietet Unternehmen mit einem "Basic-Content-Audit" eine Art Bodenanalyse an und liefert den passenden Dünger auf Wunsch gleich mit.

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Kanbaan-Board, neuer Dresscode, coole Slogans oder ein eigener "Veränderungsblog" im Intranet -  Unternehmen tun viel, um agiler, kundenorientierter oder digitaler zu werden. Doch agile Meetingformate laufen Gefahr Rohrkrepierer zu werden und allzu oft bleibt auch die Change-Kommunikation ein Monolog.

Warum scheitern so viele Change-Projekte? Liegt es wirklich an den unbeweglichen Mitarbeiter*innen, die sich gegen jede Veränderung sträuben?

Sicher - es wird schnell gejammert, gestöhnt oder blockiert. Doch zu Beginn eines Change-Prozesses zeigen die meisten Mitarbeiter*innen durchaus Neugier und die Bereitschaft etwas Neues auszuprobieren. Doch schon wenige Wochen oder Monate später sieht die Sache anders aus - Ernüchterung ist eingetreten, und die Blockierer haben leichtes Spiel.

Ein Grund: Rund ums neue Kanbaan-Board bleibt fast alles beim Alten.

Bestehende Anweisungen mit strengen Vorgaben vermitteln: Wir sind alles, nur nicht agil. Die unhandlichen PDF-Formulare wollen so gar nicht zum neuen digitalen Anspruch passen. Der Kundenservice schickt die gleichen floskelhaft-distanzierten Standardtexte an Kunden, darf jetzt aber den Chef duzen. Und im Intranet wirken die Success-Stories der Kommunikationsprofis irgendwie deplaziert zwischen all den trockenen, oft mühsam zu lesenden Infotexte der Fachabteilungen.

Briefe und E-Mails, Formulare, Richtlinien, Artikel, Wikis, Dokumente, Textbausteine - all das bezeichnen wir als "Basic Content": Es sind die Texte, die täglich von Sacharbeiter*innen verfasst bzw. genutzt werden.

Basic Content spiegelt die Kultur, die Kommunikationsfähigkeiten, die Prozesse und die digitalen Möglichkeiten eines Unternehmens wider. In ihnen hat sich das Denken der letzten Jahre schwarz auf weiß manifestiert. Basic Content ist der Boden, auf dem Veränderung gedeihen kann - oder nicht.


Und doch hat fast niemand im Change-Prozess diese Texte auf dem Schirm. Entscheidern ist oft nicht mal bewusst, wie viele Texte im Einsatz sind, und welche lähmende Wirkung diese Kommunikation haben kann. Die Mitarbeiter*innen kennen sie zwar und fühlen den Widerspruch, verbinden diese aber nicht bewusst mit dem Change oder fühlen sich nicht befähigt, auf Änderungen hinzuweisen.

Unser Audit liefert einen tiefen Einblick vom Alltag im Unternehmen, von tradierten Denkweisen, Strukturen und Prozessen.

Dabei gehen wir wissenschaftlich-fundiert vor. Wir können genau die Kommunikations-Strukturen im Unternehmen identifizieren, die den gewünschten Veränderungen widersprechen. Dadurch hat das Unternehmen die Chance, diese Kommunikation zu verändern, Prozesse anzupassen und den Change im Alltag erlebbar zu machen.

Dafür analysieren wir jeden Text ganzheitlich auf Ziel und Wirkung beim Empfänger. In den letzten Jahren haben wir unser Tool "Textwende-Maß®" für Change-Projekte weiterentwickelt.

Dieses Tool identifiziert Hürden beim Wahrnehmen, Lesen, Verstehen und Akzeptieren eines Textes, die weit über die üblichen Analyse von Textqualität hinausgehen. So können wir weitreichende Aussagen über die Wirkung der Texte machen.

Auf Wunsch führen wir nach dem Audit eine Mitarbeiterbefragung zu Basic-Content-Texten durch. So lassen sich die Ergebnisse des Audits validieren. Ein weiterer Vorteil: Bei der Befragung zeigt sich, ob es im Unternehmen "SAK®-Strukturen" gibt. Die Abkürzung SAK® steht für die "sensibelsten anzunehmenden Kolleg*innen".

SAK® interpretieren  Aussagen aufgrund von Enttäuschungen anders als vom Sender gewollt. Kennen die Kommunikationsprofis im Unternehmen die SAK®-Wörter rund um den Change-Prozess, können sie diese bewusst vermeiden und Blockaden verringern.

Der Aufwand für ein Basic-Content-Audit - mit oder ohne begleitende Interviews - ist gering, verglichen mit dem enormen Hebel, den das Unternehmen dadurch erhält.

Das Audit eignet sich für alle Veränderungsprozesse:  

•    Strategie / Vision / Mission
•    Agilität / New Work
•    Branding
•    Fusion
•    Social Intranet
•    Bots oder KI implementieren
•    Software einführen

Was vielleicht überrascht: Rund die Hälfte der Texte stellt sich im Audit als entbehrlich heraus. Viele Texte können gelöscht oder zusammengelegt werden, was dem Unternehmen auf Dauer viel Geld spart. Die Maßnahme entlastet aber auch alle Mitarbeiter*innen, die unter der Infoflut leiden - und macht  Change-Botschaften sichtbarer.

Das Lifting nach dem Audit ist ein Power-Dünger für den Change

Wir können gezielt Inhalte oder die Tonalität im Alltag anpassen, Inhalte digitalisieren und dadurch Abläufe vereinfachen.

Zwei Beispiele aus der Praxis:  

Statt der bisherigen sehr rigiden Dienstreise-Verordnung erhielten die Mitarbeiter*innen kurze Tipps für das Planen und Abrechnen ihrer Dienstreise – mit wenigen Vorgaben. Jeder merkte: Bei uns wird nicht nur "über" Change gesprochen, er wird umgesetzt und gibt uns mehr Verantwortung.

Bei einer Bank haben wir neue Standardtexte im Kunden-Service-Center eingeführt und die Mitarbeiter*innen im Texten geschult. Zwei Monate später zeigte sich, dass sich die Stimmung im
Team deutlich verbessert hatte: "Wir fühlen uns wohler, es macht mehr Spaß." Eine genaue Analyse ergab: Kunden reagierten freundlicher auf E-Mails und fragten seltener nach, was alle im Team als großen Gewinn empfanden. Hier zeigt sich die Stärke von Texten: Die Aussagen werden "getankt" und verinnerlicht. Freundliche, empathische Standardtexte wirken sich auch auf die mündliche Kommunikation aus.

Wenn ihr Fragen zum Audit habt oder Referenzen einholen wollt, sprecht uns einfach an.   

 

Ania Dornheim und Sabine Krippl

führen gemeinsam die Agentur Textwende. Sie unterstützen Kommunikatoren mit Strategien, Tools, Trainings und Texten. Unser Motto: Gewinne schreiben! Businesstexte sind keine Geschmackssache. Sie sind Werkzeuge, mit denen du viel erreichen kannst. 

Zum Textwende-Team

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