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E-Mail-Flut bewältigen: Ein "cooler" Trick

Sie werden mit Anfragen und E-Mails überflutet? Nicht immer können bzw. wollen Sie antworten? Dann machen Sie es wie Frank Thelen: Der Investor antwortet auf jede E-Mail mit einer automatischen Nachricht und gibt darin offen zu, dass er sich nicht zum Antworten verpflichtet fühlt. Wer es wertschätzender formulieren möchte, findet hier drei Textvarianten.

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Der Investor Frank Thelen ist bekannt durch die VOX-Serie "Höhle der Löwen". Die Journalistin Nicole Basel hat ihm vor kurzem eine E-Mail geschrieben und um Informationen gebeten. Sie erhielt folgende automatische Antwort (auf Englisch - hier übersetzt):

"Jeden einzelnen Tag bekomme ich hunderte E-Mails. Mir ist es wichtig, so viel Zeit wie möglich mit meinem Team, unseren Gründern und der Entwicklung neuer Produkte zu verbringen. Ich habe ein begrenztes Zeitbudget für meine E-Mails.

Bitte akzeptieren Sie, dass mein Posteingang nicht Ihre To-Do-Liste ist. Ich lese womöglich Ihre E-Mail, aber ich fühle mich nicht verpflichtet, sie zu beantworten.Unter frank.io können Sie mehr über unsere Gründer und mich herausfinden."

Doch zwanzig Minuten später antwortete ihr Thelen. Das beeindruckte Basel so sehr, dass sie darüber einen Blogbeitrag schrieb. Thelen teilte Basels Blogbeitrag über Twitter:

Nicole Basel findet Thelens Vorgehen "cool" und ist beeindruckt von der Klarheit seiner Kommunikation. Sie gibt aber auch zu, dass sie "ein klein bisschen beleidigt" gewesen wäre, hätte Thelen ihr nicht geantwortet.

Was beim Empfänger ein ungutes Gefühl zurücklässt, ist nicht die Botschaft, sondern wie sie formuliert ist.

Der Text mutet dem Leser einiges zu: So kommt die Kernbotschaft sehr spät. Der Empfänger muss den gesamten Text lesen, bevor er erfährt, warum er diese automatische Nachricht überhaupt erhält. Das kostet Zeit und Mühe.

Einige Formulierungen sind recht schroff. So unterstellt der Satz "Bitte akzeptieren Sie, dass mein Posteingang nicht Ihre To-Do-Liste ist", dass der Leser genau dies glaubt.

Hinzu kommt: Im Fernsehen zeigt Frank Thelen viel Wertschätzung für die Gründer. Der Text transportiert dieses Image jedoch nicht - es fehlen zum Beispiel die Anrede und der Gruß.

Genau das haben wir Thelen auf Twitter geschrieben. 

 

Und hier kommt unser Vorschlag. Genauer gesagt unsere Vorschläge. Denn es sind gleich drei  geworden.

 

Variante 1: Entscheidung positiv darstellen

Guten Tag,

Ihre E-Mail habe ich erhalten. In der Regel antworte ich schnell - es kann aber auch sein, dass ich nicht reagiere.

Warum beantworte ich nicht jede E-Mail?
Mich erreichen jeden Tag Hunderte von E-Mails. Ich möchte möglichst viel Zeit mit meinem Team, unseren Gründern und der Entwicklung neuer Produkte verbringen. Mein Zeitbudget für E-Mails zu begrenzen ist daher eine Entscheidung für und nicht gegen jemanden.

Möchten Sie sich als Gründer bei der Höhle der Löwen bewerben? Dann finden Sie hier alle Informationen: link einfügen

Freundliche Grüße
Frank Thelen

 

 

 

Variante 2: ungewöhnlich

Guten Tag,

ich bin nicht verreist und auch nicht krank - und doch kann es sein, dass ich auf Ihre E-Mail nicht reagiere.

Warum?
Täglich erreichen mich hunderte E-Mails. Jede zu beantworten, hieße, weniger Zeit mit meinem Team, unseren Gründern und der Entwicklung neuer Produkte zu verbringen. Ich habe mein Zeitbudget für E-Mails deshalb begrenzt.

Mehr über unsere Gründer und mich erfahren Sie auch unter http://frank.io.

Freundliche Grüße

Frank Thelen

 

Variante 3 - die "To-Do-Listen" aufnehmen

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Bitte wundern Sie sich nicht, sollte dies die einzige Antwort sein, die Sie erhalten.

Der Grund:
Mein Posteingang quillt über - zum Teil mit To-Listen anderer. Ich fühle mich nicht verpflichtet, jede E-Mail zu beantworten. Denn ich möchte möglichst viel Zeit mit meinem Team, den Gründern und der Entwicklung neuer Produkte verbringen.

Mehr über unsere Gründer und mich erfahren Sie auch unter frank.io.

Freundliche Grüße
Frank Thelen

 

Warum ist das Risiko kleiner, dass ein Empfänger bei diesen Texten beleidigt ist?

  • Der Empfänger wird durch Anrede und Gruß wertgeschätzt
  • Er erfährt sofort, warum er die E-Mail erhält (kein Ballast)
  • Durch das "Warum ..."/"Der Grund" wird der Leser auf die Sachebene geführt und liest die Erläuterung neutraler
  • Es gibt keine Aufforderung (Bitte akzeptieren Sie ...)

Wir sind gespannt auf Feedbacks und freuen uns über eine rege Diskussion.

Weitere Textbeispiele findet ihr hier:

 

 

 

Ania Dornheim und Sabine Krippl

führen gemeinsam die Agentur Textwende. Sie unterstützen Kommunikatoren mit Tools, Trainings und Texten. Unser Motto: Gewinne schreiben! Denn Businesstexte sind keine Geschmackssache. Sie sind Werkzeuge, um erfolgreich zu sein.

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